Projektmanagement - Projektarbeit leicht gemacht

Projekte gemeinsam planen und umsetzen

Eine gute Planung Eures Projektes erspart Euch viel Arbeit und aufwendige Korrekturen. Es wird einfach übersichtlicher und überschaubar, wenn Ihr frühzeitig gemeinsam Ziele vereinbart, Aufgaben verteilt und Verantwortlichkeiten benennt. Auch Termine und ein guter Zeitplan sind wichtig, ebenso wie Klarheit bzgl. Eurer Projektfinanzen. In der Umsetzung habt Ihr dann klare Vorstellungen, alle MitstreiterInnen wissen wovon gesprochen und was gebraucht wird und leisten ihren Anteil am Erfolg. Am Ende werden der Projektverlauf, die Arbeitsergebnisse sowie die Erreichung der Ziele ausgewertet und mit der anfänglichen Planung verglichen. Die Auswertung kann dokumentiert und für spätere Projekte wieder herangezogen werden.

Projektmanagement – die Phasen der Projektarbeit

Damit Ihr ein erfolgreiches Projekt gestaltet, solltet Ihr bei der Umsetzung diese vier Phasen kennen: Konzeption, Planung, Durchführung und Abschluss. Alle Phasen sind wichtig und viele Faktoren, wie zum Beispiel der Umfang Eurer Ziele oder der Organisationsaufwand des Vorhabens, beeinflussen die Dauer der Projektarbeit. Daher gilt generell, je besser das Projekt geplant und organisiert ist, umso besser läuft es.

  1. Konzeption ➜ Ihr habt Eure Idee gefunden, diese muss nun weiterentwickelt werden. Ihr wollt zum Beispiel die Geschichte des Jugendhauses oder des Rittergutes im Dorf recherchieren und dokumentieren. Vorerst wird eine grobe Planung erstellt, es werden die Ziele festgelegt und die ersten Aufgaben verteilt (siehe „Ideen weiterentwickeln“). Wichtig ist es auch, dass Ihr einen Blick auf Rahmenbedingungen und Ressourcen (Finanzen, Personal, Zeit, ...) habt. Bleibt realistisch, arbeitet in überschaubaren Schritten und Zielen!
  2. Planung ➜ Das Projekt wird nun detailliert geplant. Alle Schritte werden festgelegt, die Arbeitspakete werden definiert und verteilt. Hier hilft es später ungemein, wenn Ihr Meilensteine erstellt und diese mit Fristen und Verantwortlichkeiten beschreibt. Nun wird es auch einfacher, die voraussichtlichen Ausgaben zu errechnen und nach Kooperationspartnern sowie Sponsoren Ausschau zu halten.
  3. Durchführung ➜ Die geplanten Schritte werden umgesetzt. Wichtig ist hierbei immer, dass Ihr in regelmäßigen Teamsitzungen die Schritte und Ergebnisse überprüft und ggf. korrigiert.
  4. Abschluss ➜ Plant einen schönen Projektabschluss, feiert Eure Arbeit, Eure Ergebnisse und alle Menschen, die Euch geholfen haben! Ein Projekt kann durch eine offizielle Veranstaltung, zum Beispiel mit einer Präsentation oder Ausstellungseröffnung und einer gemeinsamen Feier gut abgeschlossen werden (siehe auch „Ergebnisse präsentieren“). Wichtig ist es auch, Projektberichte zu schreiben, die Ergebnisse zu dokumentieren und Eure Arbeit gemeinsam auszuwerten.

Ideen weiterentwickeln – Projektumrisse erarbeiten

Um gute Ideen weiterzuführen, zu vertiefen und konkrete Schritte für die Umsetzung festzulegen, empfiehlt sich die Formulierung von Projektumrissen. Legt euch genügend Stifte und möglichst große Flipchartblätter (größer als A3) zurecht.

Anleitung ➜ Zu ausgewählten Ideen entwickeln Kleingruppen Projektumrisse, welche der Vertiefung der Vorschläge dienen. Sucht Euch nach Interesse das Thema aus, an dem Ihr arbeiten wollt. Achtet hier auf Gruppen von drei und mehr Personen. Zur Aufstellung des Projektumrisses dienen folgende Leitfragen als Hilfe (W-Fragen).

  • Warum überhaupt das Projekt? Was wollen wir damit erreichen? ➜ Ideen und Ziele
  • Was soll umgesetzt werden? Was soll passieren? ➜ Inhalt und Wege
  • Wie soll das Projekt umgesetzt werden? ➜ Schritte und Maßnahmen
  • Wer mit wem macht was? ➜ Aufgaben und Verantwortung
  • Wer kann uns behilflich sein, wer wird noch gebraucht? ➜ Partner und Unterstützer
  • Wann soll begonnen werden? ➜ Zeiten und Termine
  • Wo soll begonnen werden? ➜ Orte und Räume

Die Ergebnisse aus den Kleingruppen werden anschließend zusammengefasst und strukturiert. Ihr solltet miteinander diskutieren, ob es Widersprüche gibt und welches Projekt Ihr als Spurensuche-Team umsetzen wollt.

Meilensteinplanung

Mit einer Meilensteinplanung teilt Ihr Euer Vorhaben in kleine, gut bearbeitbare Arbeitsschritte bzw. Arbeitspakete auf, legt Zeiträume fest und bestimmt die Ziele, die in diesem Paket zu erledigen sind.

Anleitung ➜ Am einfachsten ist es, wenn Ihr Euch ein großes Papier nehmt und anhand Eures Projektumrisses Aufgaben beschreibt, diese nach Dringlichkeit ordnet und festen Terminen zuweist. Hinter jedem fixierten Datum steht ein Ziel, das Ihr bis zu diesem Zeitpunkt erledigen müsst. Der Meilensteinplan erleichtert Euch die Planung, schafft Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben und hilft Euch in der Kontrolle des erreichten Arbeitsstandes. Je detaillierter der Plan ist, desto einfacher ist die Durchführung des Projektes.

Achtung ➜ Wichtig ist, immer einen Zeitpuffer für unvorhergesehene Ereignisse einzurechnen, denn lieber zu viel Zeit haben, als zu wenig. Eine Vorlage für die Erstellung eines Meilensteinplans findet Ihr im Wissensbereich unserer Webseite.

Dokumentation

Die Dokumentation Eurer Projektarbeit und Ergebnisse sollte von Anfang an mit eingeplant werden. So wisst Ihr frühzeitig, welche Materialien (Fotos, Texte, O-Töne) Ihr sammeln wollt und welches Equipment (Fotoapparat, Videokamera, Diktiergerät) Ihr hierfür benötigt. Auch hier gilt es Klarheit darüber herzustellen, wer die Verantwortung übernimmt, welche Medien genutzt werden und an wen Ihr Euch mit der Dokumentation richten wollt. Alle Fragen könnt Ihr im Zuge der Erstellung des Meilensteinplans mitdenken. Wichtig auch hier – plant genügend Zeit für die Sammlung und Zusammenstellung des Materials ein.

Ziele richtig setzen mit der SMART-Methode

Entscheidend für den Erfolg und die Zielerreichung von Projekten, Aufgaben und Vorhaben ist die konkrete Zieldefinition. Ziele sollen "SMART" sein:

  • S-pezifisch
  • M-eßbar
  • A-ttraktiv
  • R-ealistisch
  • T-erminiert  

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